短期入所の操作ガイド

LIWKA で、短期入所（ショートステイ）の居室・利用者・予約の登録から、入所・退所の処理、滞在中の記録、毎月の国保連請求のファイル作成までの操作を、画面の順にご説明します。 画面の例は説明用の架空の事業所「そらショートステイ（見本）」と、架空の利用者6名・2026年9月〜10月の利用です。

このガイドで分かること#

• 最初に1回だけ行う準備（居室・利用者台帳・事業所番号・請求設定）
• 予約の登録から、入所処理・退所処理までの流れ
• 利用実績（月ごとの利用の一覧）と、滞在中の記録のつけ方
• 毎月の国保連請求（出力前チェック → 確定版 → 実績記録票・明細書・請求書のダウンロード）
• 画面に出るメッセージの意味と、その直し方

先に知っておいていただきたいこと#

• 左のメニューの「短期入所」の画面は、組織管理者・部門管理者・承認者・一般職員の方が使えます。ただし、次の操作はできる方が決まっています。
  • 居室の追加・保存: 組織管理者・部門管理者・承認者（削除は組織管理者・部門管理者）
  • 利用者・予約・滞在記録の削除: 組織管理者・部門管理者・承認者
  • 月次請求 (国保連) と、その先の請求設定・確定版: 組織管理者だけ
• 請求の日数は、予約の 入所予定日 から 退所予定日 までで数えます（入所した日と退所した日の両方を1日と数えます）。予定より早く帰った・延びたときは、予約の日付を直してください。
• 請求の計算に使うのは、予約・利用者台帳・滞在記録の食事・請求設定です。手で金額を計算し直す必要はありません。

全体の流れ#

準備1 居室マスタ（居室を登録する）#

予約と入所処理で選ぶ居室を登録します。

1. 左のメニューの「短期入所」にある 居室マスタ を開きます。
2. 上の「居室を追加」に 居室番号（例: 101）・名称 (任意)（例: 和室）・定員 を入れ、追加 を押します。
3. 登録した居室は下の一覧に並びます。名称・定員・備考を直したときは、その行の 保存 を押します。

• 改装などで使わない居室は、有効 のチェックを外して 保存 します。有効でない居室は、予約と入所処理の居室の一覧に出なくなります。
• 削除 は、確認のメッセージで OK を押すと消えます。使わなくなっただけの居室は、削除せずに有効のチェックを外すことをおすすめします。

準備2 利用者台帳（利用者を登録する）#

短期入所を利用する方を登録します。請求に使う受給者証の内容もここに入れます。

1. メニューの 利用者台帳 を開き、右上の + 新規追加 を押します。
2. 下の表を見ながら入力し、登録 を押します。登録した方を直すときは、一覧の 編集 を押し、直してから 更新 を押します。

利用を終えた方は、削除せずに 有効 (利用中) のチェックを外してください。一覧の上の 有効のみ にチェックを入れて 検索 を押すと、利用中の方だけを表示できます。

準備3 予約一覧（予約を登録する）#

利用の申込みを受けたら、予約を登録します。

1. メニューの 予約一覧 を開き、右上の + 新規予約 を押します。
2. 登録利用者から選択 (任意) で、利用者台帳の方を選びます。
3. 氏名 を入れます（選んだ方の氏名をそのまま入れてください。氏名は空欄では登録できません）。
4. 入所予定日・退所予定日・利用理由 を選びます。居室は、この時点で決まっていなければ「未確定」のままで構いません。
5. 緊急で受け入れた場合は 緊急受入加算 対象 (24時間以内) にチェックを入れます。
6. 登録 を押します。予約一覧に「予約済」で並びます。

予約一覧の上のボタン（全て・予約済・入所中・退所済・キャンセル）で、状態ごとに絞り込めます。

入所の日 入所処理をする#

1. 予約一覧で、その方の予約の 編集 を押します。
2. 画面の上の欄で 居室 を選びます。入所時刻 は、空欄のままなら押した時刻が入ります。
3. 入所処理 を押し、確認のメッセージで OK を押します。状態が「入所中」に変わります。

退所の日 退所処理をする#

1. 同じように予約の 編集 を開きます。
2. 退所時刻 は、空欄のままなら押した時刻が入ります。
3. 退所処理 を押し、確認のメッセージで OK を押します。状態が「退所済」に変わります。

入所処理・退所処理をしても、入所予定日・退所予定日は変わりません。予定と違う日に入所・退所したときは、同じ編集画面の下で日付を直して 更新 を押してください。

予約を直す・取りやめる#

• 内容を直すときは、編集 で直して 更新 を押します。
• 取りやめになった予約は、編集画面のいちばん下の この予約を削除 で消します（組織管理者・部門管理者・承認者の方が操作できます）。

利用実績（月ごとの利用を見る）#

ひと月の利用を、利用者 × 日付の表で確認する画面です。

1. メニューの 利用実績 を開きます。
2. ◀ 前月・翌月 ▶ で月を切り替えます。

• 色で状態が分かります。緑は入所中、青は退所済、灰色は予約済です。
• 右の 日数 は入所日と退所日を含めた日数、いちばん下の 日合計 はその日に利用している人数です。右上に、その月の利用者の人数と延べ日数が出ます。
• この画面は確認用です。直すときは 予約一覧 から直してください。

滞在記録（滞在中の記録をつける）#

滞在中の毎日の体温・食事・特記事項を記録します。

1. メニューの 滞在記録 を開きます。入所中・退所済みの予約がある日のマスが押せるようになっています。
2. 記録したい日のマスを押します。
3. 体温 (℃)、朝食・昼食・夕食の 食事 摂取状況（完食・半分・拒否・未提供）、特記事項 を入れて 保存 を押します。

• マスの「○」（緑）は記録あり、「・」（灰色）はまだ記録がない日です。
• 予約済みのまま（入所処理をしていない）の日と、利用者台帳から選んでいない予約は、この画面に出ません。
• 食事の記録は請求に使います。 負担上限月額が 9,300 円以下の方は、朝・昼・夕のどれかに「未提供」以外を入れた日に、食事提供体制加算を算定します（請求設定で選んでいるとき）。食事を出さなかった食事は「未提供」にしてください。
• 記録を消すときは、入力画面の左下の この日の記録を削除 を押します。

申し送り・会議録・アセスメント表#

この3つは、福祉サービス共通の機能（就労継続支援B型などのパッケージに含まれます）を使っている組織だけ、短期入所のメニューにも出ます。画面は B型などと同じです。

• 申し送り … 操作は「支援記録・申し送りのガイド」の「申し送りを書く・見る」をご覧ください。
• 会議録・アセスメント表 … 操作は「個別支援計画のガイド」をご覧ください。

これらの画面で選べる利用者は、福祉サービスの利用者台帳に登録した方です。短期入所の利用者台帳だけに登録した方は選べません。

月次請求 (国保連)#

毎月、前月分の請求に使うファイル（実績記録票・明細書・請求書）を作ります。操作できるのは 組織管理者 の方だけです。 LIWKA から国保連へ直接送信はしません。作ったファイルを、国保連の「電子請求受付システム」（取込送信システム）で送っていただきます。

請求の準備1 事業所番号を入れる#

1. 左のメニューの「管理」にある 事業所管理 を開き、短期入所の事業所の 編集 を押します。
2. 「短期入所 国保連 請求情報」の 短期入所 事業所番号 (10桁) に、国保連から発行された番号を入れます。
3. いちばん下の 更新 を押します。

同じ欄の「既定 サービスコード」と「福祉専門職員配置等加算 採用区分 (短期入所)」は、以前の概算の集計で使っていた項目です。次の請求設定を入れていれば、請求の計算には請求設定の内容を使います。

請求の準備2 請求設定を入れる#

都道府県へ届け出た内容（地域区分・類型・加算）を入れる画面です。これが入っていないと、明細書と請求書は作られません。

1. メニューの 月次請求 (国保連) を開きます。請求設定がまだない月は、上に黄色の案内が出ているので、その中の 請求設定 を押します。 すでに入っている設定を直すときは、「国保連 提出（確定版）」の画面の右上の 請求設定 を押します。
2. 下の表を見ながら入力し、保存する を押します。

基本報酬は、利用者の障害支援区分と、その日に日中活動サービスを使ったかどうかで、日ごとに自動で決まります。手で選ぶ必要はありません。

毎月1 月次請求の画面で金額を確かめる#

1. メニューの 月次請求 (国保連) を開きます。最初は前の月が表示されます。◀ 前月・翌月 ▶ で、請求する月（サービスを提供した月）に合わせます。
2. 上の「国保連に出す金額（公式のサービスコード表で計算）」に、利用者ごとの算定日数・給付単位数・総費用額・利用者負担・給付費が出ます。
3. 右上の 国保連 提出（確定版）で確かめて確定する を押して、提出の画面へ進みます。

請求設定を入れていれば、この画面の下にある 月次集計 実行 の表（以前の概算の表）は使いません。

毎月2 利用者ごとの請求の入力（送迎・日中活動・緊急受入）#

予約や記録だけでは決まらないものを、利用者ごと・月ごとに入れます。入れるものがなければ、この手順はとばして構いません。

1. 「国保連 提出（確定版）」の画面の右上の 利用者ごとの請求の入力 を押します。
2. 左の一覧から利用者を選びます（その月に入所中・退所済みの予約がある方が並びます）。
3. 必要なところを入れて 保存する を押します。

基本報酬・緊急短期入所受入加算（7日まで）・食事提供体制加算・福祉専門職員配置等加算は、ここで入れなくても自動で計算します。

毎月3 出力前チェックを見る#

「国保連 提出（確定版）」の画面の「出力前チェック」で、足りない情報や記録の食い違いを自動で探します。

• 重大: 直すまで確定できません。右の 直す画面へ を押すと、直す場所（利用者台帳の編集など）が開きます。
• 注意: 確定はできますが、内容を確認してから進めてください。

直した後にこの画面へ戻ると、チェックが最新の内容でやり直されます。すべて直ると「不足は見つかりませんでした。」と表示されます。 画面に出るメッセージと直し方は、このページの下の「メッセージと直し方」にまとめています。

その下の「今の記録での計算（確定前の確認用）」には、利用者ごとの日数・金額と、算定した内容（サービスコード・単位数 × 回数）が出ます。

毎月4 確定版を作ってダウンロードする#

1. 内容に問題がなければ、出力前チェックの下の 確定版を作る を押し、確認のメッセージで OK を押します。
2. 下の「確定版（提出台帳）」に 第1版 ができます。2つのボタンを押して、ファイルをダウンロードします。

請求書と明細書は、国保連の決まり（データ種別 J11）に合わせて1つのファイルにまとめています（2026年11月から。それまでは明細書 SM（年月）.CSV を別に出していました）。

確定した後に予約や台帳を直しても、確定版のファイルは変わりません。

毎月5 送ったあと（提出済み・結果・訂正）#

ダウンロードしたファイルを国保連の電子請求受付システムで送ったあとの、提出済みにする・結果を記録・差し替え・取消（訂正版を作る）の操作は、B型と同じ画面です。「国保連請求の操作ガイド（B型）」の「毎月6」から先をご覧ください。 提出の画面の右上の 上限額管理・減算 も、B型と同じ使い方です。

メッセージと直し方#

よくある質問#

利用者台帳に登録していない方でも予約できますか？#

できます。「登録利用者から選択」を「単発利用者 (登録なし)」のままにして、氏名を入れて登録してください。ただし、その予約は滞在記録に出ず、入所処理・退所処理をすると請求の画面で「利用者台帳に結び付いていない予約」として止まります。請求する方は、利用者台帳に登録してから予約で選んでください。

入所した日と退所した日は、両方とも日数に入りますか？#

入ります。利用実績の日数も、請求の算定日数も、入所予定日から退所予定日までを両方含めて数えます。

予約を「キャンセル」の状態にするには？#

予約の画面には、キャンセルの状態にするボタンはありません。取りやめになった予約は この予約を削除 で消してください。

「月次請求 (国保連)」の画面の下にある「月次集計 実行」は使いますか？#

請求設定を入れている月は使いません。請求に使う金額は、画面の上の「国保連に出す金額」と、「国保連 提出（確定版）」の画面で確かめてください。

一般職員の方も請求の画面を開けますか？#

開けません。月次請求 (国保連)・請求設定・国保連 提出（確定版）・利用者ごとの請求の入力は、組織管理者の方だけが操作できます。組織管理者でない方には、左のメニューに 月次請求 (国保連) が表示されません。予約・入所処理・退所処理・滞在記録は、一般職員の方も操作できます。

困ったときは#

このガイドで解決しないときは、LIWKA の画面左のメニューの サポート からお問い合わせください。 画面の名前と、出ているメッセージをそのまま書いていただくと、早くご案内できます。