研修管理 研修管理の操作ガイド

LIWKA の研修管理パッケージで、職員の資格・免許の台帳、研修の予定と受講の記録、研修への参加の申請と承認、研修報告書を管理する方法を、画面の順にご説明します。 画面の例は説明用の架空の組織「見本福祉会かえで」と、架空の職員です。

このガイドで分かること#

• 職員の資格・免許を台帳に登録し、有効期限が近いものに気づく方法
• 虐待防止・身体拘束適正化・感染症対策・業務継続計画（BCP）などの法定研修を、予定から受講の記録まで残す方法
• 外部研修への参加を申請し、承認する流れ
• 研修のあとに報告書を出し、確認する流れ

先に知っておいていただきたいこと#

• 研修管理のメニューは、研修管理パッケージを有効にした組織に表示されます。パッケージの有効化は「はじめての設定（管理者向け）」をご覧ください。
• 申請の 承認・差戻し と、報告書の 確認済にする・チームに共有 を押せるのは、組織管理者と部門管理者の方です。
• 資格・免許の台帳と研修の一覧は、研修管理のメニューが見える職員なら誰でも見られます。登録・編集・削除できる方は、次のとおりです。
  • 資格・免許: その資格を持っている本人と、組織管理者・部門管理者。一般職員・承認者の方は、自分の資格だけを登録・編集できます。
  • 研修: 登録はどの職員もできます。編集・削除と、社内研修の受講者の追加・記録は、その研修を登録した方と、組織管理者・部門管理者ができます。
• 承認や差戻しをしても、メールなどのお知らせは送られません。申請した方は、研修申請の一覧で状態を確かめてください。

全体の流れ#

ホームで全体を見る#

左のメニューの「研修管理」にある ホーム を開くと、研修管理の状況がまとめて表示されます。

下には「期限切れの資格」「期限が近い (3ヶ月以内)」「今後の研修」「直近の研修申請」が並びます。それぞれの すべて見る → から一覧の画面へ移れます。 右上の ＋ 申請・＋ 報告・＋ 資格 からは、それぞれの入力の画面がすぐに開きます。

資格・免許台帳#

資格・免許の一覧を見る#

左のメニューの 資格・免許台帳 を開くと、職員ごとに資格・免許が並びます。期限切れの行は赤、期限が近い行は黄色で表示され、職員の名前の横にも「期限切れ」「期限近い」の数が出ます。

• 上の スタッフ・区分・状態 で選んで 絞り込み を押すと、条件に合うものだけを表示します。
• 職員の行の右の 詳細表示 で、その方の資格・免許だけを一覧で見られます。
• ＋ この人に追加 を押すと、その方を選んだ状態で登録の画面が開きます。組織管理者・部門管理者の方にはすべての職員の行に、それ以外の方にはご自分の行にだけ表示されます。

資格・免許を登録する#

1. 一覧の右上の ＋ 追加（または職員の行の ＋ この人に追加）を押します。
2. 下の表を見ながら入力します。
3. 保存 を押します。

保存すると資格の画面が開き、登録した内容と、付けた画像が表示されます。直すときは右上の 編集 を押します（編集 は、本人と組織管理者・部門管理者の方にだけ表示されます）。

有効期限のお知らせ#

有効期限のある資格・免許は、期限が近づいた日と期限の当日に、その職員本人と組織管理者へメールでお知らせします。 お知らせを始める日は、資格種別の「期限の何ヶ月前から警告」の月数で決まります（資格種別を選んでいないものは3か月前）。

一覧の「状態」も同じ月数で「期限近い」になります。ホームの「期限近い (3ヶ月以内)」は、資格種別にかかわらず3か月以内のものを数えるため、一覧の「状態」と食い違うことがあります。

研修一覧#

研修の予定を見る#

左のメニューの 研修一覧 を開くと、登録した研修が日付の新しい順に並びます。全員受講必須にした研修には「必須」の印が付きます。

上の 種類（外部研修・社内研修）・状態・年度・キーワード で絞り込めます。

研修を登録する#

運営基準で年1回以上の実施が求められている研修（虐待防止・身体拘束等の適正化・感染症対策・業務継続計画など）は、年度のはじめにまとめて登録しておくと、実施漏れに気づきやすくなります。

1. 研修一覧の右上の + 研修を登録 を押します。
2. 下の表を見ながら入力し、保存 を押します。

委員会（虐待防止委員会・身体拘束適正化委員会など）の開催も、種類を 社内研修、区分を その他 にして登録すると、同じ一覧で予定と出席を管理できます。議事の内容は、議事録として別に残してください。

社内研修の受講を記録する#

種類を 社内研修 にした研修の画面には、「受講者」の欄があります。受講者の追加と記録ができるのは、その研修を登録した方と、組織管理者・部門管理者の方です。ほかの方には、受講者と状態が表示されるだけで、+ 受講者を追加・保存 は出ません。研修の 編集 も同じです。

1. 研修一覧で研修名を押して、研修の画面を開きます。
2. + 受講者を追加 を押し、受講する職員にチェックを入れて 追加 を押します。
3. 研修のあと、職員ごとに 状態（受講予定・受講・欠席・理由あり欠席）・受講日・備考 を入れ、その行の 保存 を押します。

研修の画面の右上の この研修に申請 を押すと、その研修の内容が入った状態で研修申請の画面が開きます。

研修申請#

研修に申請する（職員）#

1. 左のメニューの 研修申請 を開き、右上の + 研修申請 を押します。研修一覧に登録してある研修なら、研修の画面の この研修に申請 から始めると、研修名・主催・会場・日程・参加費が入った状態で開きます。
2. 下の表を見ながら入力します。
3. 送信状態 を「承認待ちで提出」にして 保存 を押すと、承認する方に届きます。「下書き」のまま保存して、あとで提出することもできます。

「登録済の研修から選択」で研修を選んでも、下の欄には自動では入りません。研修一覧の研修に申請するときは、研修の画面の この研修に申請 から始めてください。

下書きで保存した申請は、申請の画面の「申請ステータス操作」にある 提出 (承認依頼) で提出することもできます。

申請を承認する・差し戻す（管理者）#

1. 研修申請 の一覧で、状態が「承認待ち」の申請を開きます。上の 状態 で「承認待ち」を選んで絞り込むと探しやすくなります。
2. 「申請ステータス操作」の欄で、次のどちらかを押します。
   • 承認: 左の欄にコメント（任意）を入れて押します。
   • 差戻し: 右の欄に差戻し理由を入れて押します（理由は必須です）。

承認すると、申請の画面に承認した方・日時・コメントが表示されます。差し戻された申請は、申請した方が直して、もう一度 提出 (承認依頼) を押せます。

承認された申請は、申請した方が研修を受けたあと 受講済にする を押して「受講済」にできます。 申請の一覧の状態は、次のように変わります。

研修報告書#

報告書を書いて提出する（職員）#

1. 承認された申請の画面で + 報告書を作成 を押します。研修名・主催・受講日が入った状態で開きます。申請をしていない研修（社内研修など）の報告は、研修報告書 の一覧の右上の + 報告書を作成 から書きます。
2. 下の表を見ながら入力します。
3. 送信状態 を「提出」にして 保存 を押します。「下書き」で保存した報告書は、報告書の画面の 提出 で提出できます。

申請から作った報告書を提出すると、もとの申請の状態が「報告済」に変わります。

報告書を確認する（管理者）#

1. 研修報告書 の一覧で、状態が「提出済」の報告書を開きます。
2. 「操作」の欄にコメント（任意）を入れ、確認済にする を押します。
3. 確認済にした報告書は、チームに共有 を押すと状態が「共有済」になります。

チームに共有 は報告書の状態を「共有済」にする操作で、ほかの職員へ通知は送りません。職員会議などで共有した印としてお使いください。

スマートフォンで見るとき#

スマートフォンでは、ホームの数字が2列に並び、一覧は1件ずつのカードで表示されます。

メッセージと直し方#

よくある質問#

資格種別はどこで登録しますか？#

資格種別は、資格を登録するときに選ぶ「国家資格」「更新研修」「運転/業務免許」「社内認定」の分類と、期限のお知らせを始める月数をまとめたものです。今のところ、左のメニューや研修管理の画面から資格種別の画面へ移るボタンがありません。種別を足したいときは、サポートにお問い合わせください。資格種別を選ばなくても、資格・免許は登録できます。

職員が自分で資格を登録してもいいですか？#

はい。研修管理のメニューが見える職員なら、ご自分の資格・免許を登録・編集できます。ほかの職員の資格は登録・編集できません（その方ご本人か、組織管理者・部門管理者が行います）。

研修を受けた時間の合計は出せますか？#

研修報告書の一覧に、提出者と受講時間が並びます。職員ごとの合計を自動で出す画面はありません。

申請を出さずに報告書だけ書けますか？#

書けます。研修報告書 の一覧の + 報告書を作成 から書いてください。

困ったときは#

このガイドで解決しないときは、LIWKA の画面左のメニューの サポート からお問い合わせください。 画面の名前と、出ているメッセージをそのまま書いていただくと、早くご案内できます。