受注作業の操作ガイド

LIWKA で、企業から受けた作業（DM の封入・シール貼り・袋詰めなど）の案件を登録し、毎日の数を入れて進み具合・発送・工賃までを管理する操作を、画面の順にご説明します。 画面の例は説明用の架空の事業所「かえで作業所」と、架空の発注元「見本商事」の会報誌 DM（6,000部）です。

このガイドで分かること#

• 案件の作り方と、区分（発送の単位）・工程（封入・シール貼りなど）の設定
• 担い手（自社・応援・外注）の登録と、個人情報を扱う工程の持ち出し制限
• 毎日の数の入れ方と、進み具合・必要なペースの見方
• 利用者ごとの数（利用者別内訳）から工賃を計算し、工賃管理へ送る方法
• 資材の受け取り・持ち出し、検品・発送の記録、発注元への報告書
• 外注先に自分の作業数だけを入れてもらう入力リンク

先に知っておいていただきたいこと#

• 受注作業は、メニューの 受注作業 の中にあります（案件一覧・担い手マスタ）。パッケージ「受注作業管理」を使っている組織だけに出ます。
• 案件・担い手・実績の入力は、このパッケージを使える職員の方ならどなたでもできます。外注先の入力リンク の発行と取り消しだけは、組織管理者・部署管理者 の方が行います。
• 組織管理者の方はすべての案件が見えます。ほかの職員の方には、案件設定で選んだ 事業所 が、ご自分の所属部署の担当になっている案件だけが表示されます。
• 組織管理者以外の方が作った案件には、左のメニューの「現在の部門」で選んでいる部門の事業所が、自動で入ります。組織管理者の方が作った案件は事業所が空のままなので、案件設定で 事業所 を選んでください。
• 数はすべて「その日にやった分」を入れます。累計・進み具合・残りは自動で計算します。

全体の流れ#

案件一覧#

メニューの 受注作業 → 案件一覧 を開くと、上に「新しい案件」の入力欄、下に「案件一覧」が並びます。

案件を作る#

1. 「新しい案件」に次の項目を入れます。
2. 作成 を押すと、「案件を作成しました。区分と担い手を設定してください。」と出て、案件設定の画面が開きます。

組織管理者以外の方が作ると、案件設定の 事業所 には、左のメニューの「現在の部門」の事業所が入っています。別の事業所の案件にするときは、案件設定の 事業所 で選び直してください（ご自分の担当でない事業所にすると、その案件はご自分の一覧に出なくなります）。担当の事業所が1つも無い方は案件を作れません（「担当の事業所がないため案件を作れません。…」と出ます）。

工程は、案件を作るときの封入テンプレからだけ作られます。案件設定の画面で工程を足すことはできないため、DM の封入以外の作業でも、テンプレを付けて作り、工程の名前を変えてお使いください。

一覧の見方#

案件設定#

案件一覧の 設定、またはダッシュボードの右上の 設定 で開きます。「基本情報」「区分（発送単位）」「工程」の3つに分かれています。

基本情報#

入れたら 保存 を押します。「案件を更新しました」と出ます。

休業曜日と個別休業日は、残りの稼働日の数え方と、スケジュールの自動割付に使います。

区分（発送単位）#

発送の単位（地区・発送日ごとの束など）を登録します。下の空欄に 名称・数量・発送日 を入れて 追加 を押します。

• 並び順が、自動充当で数を割り当てる順番です。発送日の早い順に登録してください。
• 発送が済んだら、状態 を「発送済み」にして 更新 を押します（検品・発送の画面で発送を記録すると、数がそろった区分は自動で「発送済み」になります）。
• 実績が入っている区分は削除できません。

工程#

工程ごとに次の項目を入れ、行の右の 更新 を押します。

担い手マスタ#

作業をする人・先を登録します。メニューの 受注作業 → 担い手マスタ を開きます。

1. 「担い手を追加」に次の項目を入れて 追加 を押します。「担い手を追加しました」と出ます。
2. 下の「一覧」で直すときは、行を書き換えて 更新 を押します。

• 利用者ごとの数（利用者別内訳）を入れて工賃にできるのは、種別が 自社 の担い手の実績だけです。
• 実績が1件でもある担い手は削除できません。一覧の「実績 ◯件」で件数が分かります。

案件のダッシュボード#

案件一覧で案件名を押すと開きます。画面の題は案件名です。右上に、この案件のほかの画面へのボタンが並びます。

工程名の横の「個人情報」は、個人情報を扱う工程の印です。 累計が総数量を超えたときや、発送日を過ぎても残りがあるときは、上に黄色の注意が出ます（下の「メッセージと直し方」）。

実績入力#

ダッシュボードの右上の 実績を入力 で開きます。毎日、その日に仕上げた数を入れます。

1. 日付・担い手・工程 を選びます。
2. 数量（当日分） に、その日の分だけを入れます（累計ではありません）。
3. 必要なら 投入人時（任意）・種別・区分・メモ を入れます。
4. 記録する を押します。「実績を記録しました（10/15 かえで作業所 封入 580部）」のように出ます。

種別に「外注先の申告」はありません。外注先の申告は、外注先が 外注先の入力リンク から入れたときだけ記録され、「直近の実績」に種別「外注先の申告」として並びます。

利用者別内訳#

担い手に 自社 を選び、種別が 作業 のときだけ、下に「利用者別内訳（工賃計算用）」が出ます。案件設定で選んだ事業所の利用者が並びます。

• 利用者ごとに、その日に仕上げた数を入れます。数量を均等割 を押すと、上の数量を人数で割って入れます。
• 内訳の合計は、上の数量と同じにしてください。そろうと「一致」、違うと「数量と不一致」と出ます。
• 利用者が出ないときは、案件設定で 事業所 を選んでください。

内訳は後からでも付けられます。下の「直近の実績（30件）」で、自社の作業の行に「内訳 ◯名」「内訳なし」が出ます。押すと「利用者別内訳」の画面が開くので、数を入れて 内訳を保存 を押します。全員を 0 にして保存すると、内訳を外せます。

工賃管理へ送った（展開した）実績の内訳は、変えられません。

間違えたとき#

• 「直近の実績」の 削除 で消せるのは、実績の日付が今日のもの、または今日入れたものだけです。
• それより前の実績は消さずに、同じ担い手・工程で、種別 訂正（赤黒） を選び、マイナスの数（例 -20）を入れて記録します。マイナスの数は、種別が訂正のときだけ入れられます。
• 工賃管理へ送った実績は削除できません。

スマートフォンでも同じ画面で入力できます。

スケジュール#

ダッシュボードの右上の スケジュール で開きます。日ごとの計画と実績を並べて、発送日に間に合うかを確かめます。

計画を作る#

• 残数量を自動割付 を押すと、残りの数を、今日から最後の発送日までの稼働日に均等に割り付けて、計画のたたき台を作ります。手で入れた計画は残し、前に自動割付で作った分は作り直します。計画歩掛が空欄で完成工程でもない工程は、割り付けません。
• 手で入れるときは、「計画を入力」に 日付・工程・担い手（空欄なら全体）・計画数量・予定人時・メモ を入れて 保存 を押します。

同じ日付・工程・担い手の計画は上書きされます。計画数量に 0 を入れて保存すると、その計画を取り消せます。

工賃#

ダッシュボードの右上の 工賃 で開きます。実績入力の利用者別内訳と、工程の作業単価から、利用者ごとの工賃を月ごとに計算します。

1. 上の ←・→ で月を選びます。右に、工程ごとの作業単価が出ます（単価を設定 で案件設定が開きます）。
2. 「利用者別の工賃」に、利用者ごと・工程ごとの数と金額、合計が並びます。
3. 「内訳つき実績」に、計算に使った実績と、工賃管理へ送ったかどうか（未展開・展開済み）が出ます。未展開の行は 内訳を編集 で直せます。

工賃管理へ送る#

就労継続支援B型の工賃管理も使っている場合は、計算した工賃を工賃管理へ送れます。

1. 右上の 工賃データへ展開（未展開 ◯件） を押します。
2. 確認の文が出たら 展開する を押します（やめるときは やめる）。

送った分は、工賃管理の 日次作業記録 に、利用者ごと・日ごとの「出来高」の記録（作業名は「案件名 工程名」）として入り、月次の工賃の 封入作業 の欄に合計されます。同じ実績を2回送ることはありません。 送れるのは、自社の作業で、利用者別内訳が付いていて、工程に作業単価が入っている実績だけです。月次の工賃の見方は「工賃管理の操作ガイド」をご覧ください。

資材#

ダッシュボードの右上の 資材 で開きます。発注元から支給された資材の数を、受け取り・持ち出し・返却・廃棄の記録から計算します。

資材を登録する#

右の「資材を登録」に 名前（冊子・封筒・宛名シールなど）・必要数・単位 を入れ、個人情報を含む資材なら 個人情報を含む にチェックを付けて 登録する を押します。

在庫管理のパッケージも使っている組織では、在庫の品目に結ぶ で在庫管理の品目を選べます。結ぶと、この資材の手元の増減（受領・持出・返却・廃棄・訂正）が、在庫管理の入出庫にも記録されます。個人情報を含む資材は結べません。

受け取り・持ち出しを記録する#

左の「受領・持出・返却・廃棄・訂正を記録」で、種類・日付・資材・数量 を選んで入れ、記録する を押します。

上の表に、資材ごとの必要数・受領・不足・持出・返却・廃棄・手元（受領−持出＋返却−廃棄）と、担い手ごとの持ち出したままの数が出ます。不足があると赤で出ます。 記録は消せません。間違えたときは「訂正」で直します。個人情報を含む資材は、持ち出し不可の担い手へは持ち出せません。

検品・発送#

ダッシュボードの右上の 検品・発送 で開きます。区分ごとに、受注数・工程ごとの完成数・検品・発送を突き合わせ、発送を記録します。

検品を記録する#

「検品を記録」で 区分・日付・検品数・合格・不良・うち手直しに回す・作った担い手（任意）・不良の理由 を入れて 記録する を押します。 検品数は合格と不良の合計にします。不良があるときは理由を入れます。手直しした分は、直した後にもう一度検品を記録します。

発送を記録する#

1. 「発送を記録（一部だけの発送も可）」で 区分（今発送できる数が出ます）・発送日・数量・箱数・証跡（差出票の番号など）を入れます。
2. 下の4つの確認（数量を数えて発送数と合っている・検品に合格したものだけを入れた・箱数・箱のラベル（区分名）を確認した・送り先・差出方法を確認した）にすべてチェックを付けます。
3. 発送を記録する を押します。記録した人と時刻が確認者として残ります。

発送できるのは「今発送できる」数までです。検品を記録した区分は検品合格の数まで、検品を記録していない区分は完成数までです。 間違えた発送は、発送の履歴で 取消の理由 を入れて 取消 を押します。

発注元への報告書#

右上の 発注元向け報告書（PDF） で、発注元に渡す進捗報告書（すべて発送し終わると完了報告書）をダウンロードできます。受注数・発送済み・検品の数と、区分ごとの状況・発送の明細が載ります。担い手の名前・金額は載りません。 CSV では、区分ごとの数を表計算ソフトで開けるファイルで出せます。

外注先の入力リンク#

ダッシュボードの右上の 外注先の入力リンク で開きます（組織管理者・部署管理者の方だけに出ます）。応援先・外注先が、この案件の自分の作業数だけを入れられるリンクを作ります。先方には、ほかの担い手・利用者・金額は表示されません。

1. 担い手（応援・外注の担い手だけが出ます）と 有効日数（1〜90日。最初は14日）を選び、リンクを発行 を押します。
2. 上に、リンクと PIN（6桁の数字）が出ます。この画面でしか表示されません。リンクと PIN は、メールと電話など別々の方法で先方に伝えてください。

下の表に、発行したリンクの状態（有効・期限切れ・取消・ロック中）・期限・最後に使った日時が出ます。使わなくなったリンクは 取り消す を押すと、先方は入力できなくなります。もう一度発行しても前のリンクは取り消されないため、不要になった方は取り消してください。

先方の画面#

先方がリンクを開くと、PIN を入れる画面が出ます。PIN を5回続けて間違えると、30分使えなくなります。

PIN を入れると「作業数の入力」の画面になり、作業・日付・その日に仕上げた数・メモ を入れて 記録する を押します。先の日付は入れられません。間違えたときは、「入力した記録」の この記録を訂正する から、増やす数（減らすときはマイナス）と訂正の理由を入れます。

先方が入れた数は「申告」として残り、完成数・工賃には入りません。仕上がった物を受け取ったら、事業所で 実績入力 の種別 受領（回収） で記録してください。申告と受領の差は、検品・発送の画面で確かめられます。 個人情報を扱う工程は、持ち出し不可の担い手の画面には出ません。

日報テキスト#

ダッシュボードの右上の 日報テキスト で開きます。区分ごとの進み具合と、その日の実績を、そのまま貼れる文にします。

1. 日付 を選んで 表示 を押します。
2. コピー（LINE WORKS 貼り付け用） を押すと、文がコピーされます（「コピーしました」と出ます）。LINE WORKS やメールに貼り付けてください。

計画歩掛が空欄で完成工程でもない工程（束ね・発送など）は、文に載りません。

メッセージと直し方#

よくある質問#

毎日の数は累計で入れるのですか？#

いいえ、その日に仕上げた数だけを入れてください。累計・進み具合は自動で計算します。

外注先から仕上がった物を受け取ったときは、どう入れますか？#

実績入力で、担い手にその外注先を選び、種別 受領（回収） で受け取った数を入れます。外注先が入力リンクで入れた数（申告）は、完成数には入りません。

応援先（グループホームなど）での作業は、工賃に入りますか？#

工賃の計算に入るのは、種別が 自社 の担い手の作業で、利用者別内訳を付けたものだけです。応援先での作業を工賃にしたいときは、工賃管理で入力してください。

破損した分はどう入れますか？#

種別 破損・不良 で入れます。記録は残りますが、完成数には数えません。資材を捨てたときは、資材の画面で 廃棄 も記録します。

職員の方に案件が見えません。#

組織管理者以外の方には、案件設定の 事業所 が、ご自分の所属部署の担当になっている案件だけが表示されます。組織管理者の方が作った案件は事業所が空なので、案件設定で事業所を選んでください（組織管理者以外の方が作った案件には、作ったときの「現在の部門」の事業所が入っています）。

区分に分けない案件でも使えますか？#

使えますが、区分ごとの進み具合・発送日からの逆算・発送の記録は、区分を1つ以上登録すると使えるようになります。全体を1つの区分（例「全体」）として登録すると便利です。

困ったときは#

このガイドで解決しないときは、LIWKA の画面左のメニューの サポート からお問い合わせください。 画面の名前と、出ているメッセージをそのまま書いていただくと、早くご案内できます。