居宅介護・重度訪問介護／訪問介護の操作ガイド

LIWKA で、ヘルパーの訪問の予定を立て、スマートフォンで提供記録をつけ、管理者が確認して月間の提供実績を見るまでの操作を、画面の順にご説明します。 画面の例は説明用の架空の事業所「ゆめヘルパーステーション（見本）」「ゆめ訪問介護（見本）」と、架空の利用者・職員です。

このガイドで分かること#

• ヘルパーがスマートフォンで今日の訪問を見て、提供記録を出す方法
• 管理者が訪問の予定を作り、職員を割り当て、記録を確認する方法
• 提供計画（訪問介護計画）・契約・受給者証・要介護認定の登録
• 月間の提供実績の見方
• 画面に出るメッセージの意味と、その直し方

先に知っておいていただきたいこと#

• 障害福祉の 居宅介護・重度訪問介護（同行援護・行動援護を含む）と、介護保険の 訪問介護 は、別のパッケージです。画面の使い方はほとんど同じで、左のメニューの見出しが「訪問系」と「訪問介護」に分かれます。違いは下の「2つのパッケージの違い」をご覧ください。
• どちらも、左のメニューの項目は 今日の訪問・予定・記録 と 利用者台帳 です。今日の訪問・予定・記録 を開いた画面の上に並ぶボタン（今日の訪問・訪問予定・記録の確認 など）で画面を切り替えます。利用者台帳は、就労継続支援B型・生活介護・就労継続支援A型のパッケージを使っていない組織で、この見出しの中に出ます。
• ヘルパー（一般職員）が使うのは 今日の訪問 です。予定・計画・契約・記録の確認・月間の提供実績は、組織管理者・部門管理者・承認者の方が操作します。
• 担当する事業所は、部署（部門）と事業所の結び付けで決まります。組織管理者はすべての事業所を開けます。左のメニューの「訪問系」「訪問介護」の見出しは、その種類の事業所を担当している方にだけ表示されます（組織管理者には両方とも表示されます）。
• 国保連への請求（実績記録票・明細書・請求書のファイル作成）は 開発版 です。国保連での取り込みの確認がまだ済んでいません。このガイドでは画面の入口だけをご案内します。

2つのパッケージの違い#

要支援の方（介護予防・総合事業）は、訪問介護のパッケージの対象外です。

全体の流れ#

ヘルパー1 今日の訪問を見る（スマートフォン）#

1. 左のメニュー（スマートフォンでは右下の メニュー）の「訪問系」（介護保険は「訪問介護」）にある 今日の訪問・予定・記録 を開きます。
2. 自分が割り当てられた、今日の訪問が時刻の順に並びます。← 前日・翌日 → で日を変えられます。
3. 訪問のカードを押すと、その訪問の画面が開きます。

• カードの右上は訪問の状態です（予定・実施・未実施・取消）。
• カードの下の「自分の記録」に、自分の記録が まだ か、提出（確認待ち）・確認済み かが出ます。
• 管理者の方には全員分の訪問が出ます。右上の 自分の分だけ（全員分を見る）で切り替えられます。

ヘルパー2 提供記録を出す（スマートフォン）#

訪問が終わったら、その場で記録を出します。

1. 今日の訪問から、記録する訪問を押します。
2. 「（自分の名前）の提供記録」の 記録する を開きます（まだ記録がないときは、はじめから開いています）。
3. 提供した か 提供できなかった を選びます。
4. 開始日・開始・終了日・終了 を確かめます。はじめは予定の時刻が入っています。実際の時刻が違うときは直してください。
5. 提供した内容 にチェックを入れ、様子・特記事項 を書きます。
6. 予定と違う時間だったとき・提供できなかったときは、予定と違う時間・提供できなかったときの理由 を書きます。
7. 記録を出す を押します。「提供記録を出しました（管理者の確認を待ちます）」と出れば完了です。

出した記録を見る・直す#

記録を出すと、訪問の画面に「第1版・提出（確認待ち）」と表示されます。管理者が確認すると「確認済み」に変わります。

• 確認される前なら 記録を直す から直して、もう一度 記録を出す を押せます。
• 確認済みの記録を直すときは 訂正する（前の版は残ります） を開き、訂正の理由（必須） を書いて出します。前の版は「前の版」として残ります。
• 先の日の訪問には記録できません。2人で訪問するときは、それぞれが自分の記録を出します。

利用者台帳に利用者を登録する#

訪問の予定・契約・計画で選ぶ利用者は、先に 利用者台帳 に登録します。

1. 左のメニューの「訪問系」（または「訪問介護」）にある 利用者台帳 を開き、右上の + 利用者追加 を押します。
2. 事業所 で、利用する事業所（ヘルパーステーションなど）を選びます。事業所の種類に合わせて、下の欄が変わります（居宅介護・重度訪問介護は「障害情報」、訪問介護は「介護福祉情報」の要介護度・被保険者番号など）。
3. 氏名（必須）と、分かる項目を入れて、いちばん下の 登録 を押します。「利用者「◯◯」を登録しました」と出れば完了です。

• 氏名・住所などを直すときは、一覧でお名前を押し、右上の 編集 を押して 更新 を押します。
• 一覧に出るのは、選んでいる事業所の利用者です。訪問系と訪問介護の事業所を1つの部門で受け持っている場合、一覧にはどちらか一方の事業所の利用者だけが出ます。もう一方の利用者は、訪問の画面（契約・支給量・利用契約 など）の利用者の欄から選べます。
• 利用者の削除は、組織管理者の方だけができます。

管理者1 契約・支給量と受給者証を入れる（居宅介護・重度訪問介護）#

予定を作る前に、利用者ごとに受給者証の契約支給量を入れます。

1. 画面の上の 契約・支給量 を押します。
2. 「＋ 契約・支給量を登録（受給者証の契約支給量）」に入力して 登録 を押します。
3. 同じ画面の下の「受給者証（受給者証番号・市町村番号・負担上限月額）」にも入力して 登録 を押します。

登録した契約は、表の右の 直す から直せます。予定の時間が契約支給量を超えると、注意のメッセージが出ます。

管理者2 利用契約・認定・職員の資格を入れる（訪問介護）#

介護保険の訪問介護では、画面の上の 利用契約・認定・職員の資格 を使います。

利用契約#

利用契約 を押し、「＋ 利用契約を登録」に、利用者・契約 始め・居宅介護支援事業所の番号（10桁）・事業所の名前・担当の介護支援専門員 を入れて 登録 を押します。

認定#

認定 を押し、「＋ 認定を登録（被保険者証から）」に被保険者証の内容を入れて 登録 を押します。

• 区分変更・更新の結果を新しく登録すると、今の認定は新しい認定の前日で終わります。
• 申請中は申請日から有効として扱い、結果を登録すると置き換わります。
• 間違えたときは、表の右の 取消 に理由を書いて 取消 を押します（記録は残ります）。

職員の資格#

職員の資格 を押し、職員ごとに 資格 を選んで 保存 を押します。資格が登録されていない職員は、訪問に割り当てられません。

• 生活援助従事者研修の修了者は、生活援助の訪問だけに割り当てられます。
• メモ（修了証など） に、確かめた修了証などを書いておけます。

管理者3 提供計画（訪問介護計画）を作る#

計画に週の予定を入れて確定すると、そこから1週間分の訪問予定を作れます。

1. 画面の上の 提供計画（訪問介護は 訪問介護計画）を押します。
2. 下の「＋ 計画を作る（下書き）」で、利用者・サービス・開始日・終了日・援助目標 を入れます。
3. 「週の予定」に、曜日・開始・終了・内容・派遣人数・メモを1行ずつ入れます（終了が開始より前なら翌日までの扱いです）。訪問介護の「身体介護＋生活援助」は「身体分」に身体介護の分数を入れます。
4. 下書きを保存 を押します。
5. 上の表で内容を確かめ、確定 を押します。確認のメッセージで OK を押すと「計画を確定しました」と出ます。

• 確定した計画は直せません。変えるときは 改訂する を押すと、新しい版の下書きができます。前の版は残ります。

管理者4 訪問予定を作り、職員を割り当てる#

1. 画面の上の 訪問予定 を押します。← 前の週・次の週 → で週を合わせます。
2. 「確定した計画から、この週の予定を作る」で計画を選び、予定を作る を押します。「計画から ◯件の予定を作りました」と出ます。同じ週に2回押しても、重ねて作りません。
3. 計画にない臨時の訪問は、＋ 予定を1件登録 を開いて入力し、登録 を押します。
4. 表の日時を押すと訪問の画面が開きます。「予定の変更・職員の割当（管理者）」で職員を選び、割当を保存 を押します。

表の「職員」に「（あと◯人）」と出ている訪問は、派遣人数まで割り当てが済んでいません。「記録」の列は、確認済みの記録の数／割り当てた職員の数です。

予定を変える・取り消す#

訪問の画面の「予定の変更・職員の割当（管理者）」で、日時・サービス内容・派遣人数・前の移動・メモを直して 予定を変える（記録は変えない） を押します。 訪問がなくなったときは この訪問を取り消す を押し、取消の理由を入れて OK を押します。取り消した訪問は記録とともに残ります。

管理者5 記録を確認する#

ヘルパーが出した記録は「提出（確認待ち）」になります。月間の提供実績は、確認済みの記録だけを数えます。

1. 画面の上の 記録の確認 を押すと、確認待ちの記録が古い順に並びます。
2. 内容を見るときは、日時と利用者の名前を押して訪問の画面を開きます。
3. 確認する を押します。「記録を確認しました」と出れば完了です。

• 自分が出した記録は、自分では確認できません。ほかの管理者が確認します。
• 「予定と違う理由」がある記録は、一覧にその理由が出ます。

管理者6 月間の提供実績を見る#

1. 画面の上の 月間の提供実績 を押します。
2. 利用者・月・サービス を選び、表示 を押します。
3. 計画（予定）と提供（記録）の時刻・時間が日ごとに並びます。下に、サービス内容ごとの合計が出ます。
4. 印刷用 を押すと、印刷用の画面が開きます。

• 確認待ちの記録があるときは、上の黄色い欄に「確認待ちの記録が◯件あります。」と出ます。
• 居宅介護・重度訪問介護では、上に契約支給量と、予定の時間の合計が出ます。超えているときは赤字で表示されます。
• 訪問介護では、上に要介護度・被保険者番号・居宅介護支援事業所が出ます。「身体介護＋生活援助」は、身体と生活の分数も出ます。

スマートフォンで見た訪問介護の画面#

訪問介護も、ヘルパーの画面は同じです。カードに「訪問介護・身体介護＋生活援助（引き続き）」のようにサービス内容が出ます。

請求（国保連）の画面について#

画面の上の 請求（国保連） は、組織管理者の方だけに表示されます。押すと、先月分の「国保連 提出（確定版）」の画面が開きます。

• この画面のファイル作成（居宅介護・重度訪問介護は実績記録票と、請求書・明細書を1つにしたファイル、訪問介護は介護給付費の明細書・請求書）は 開発版 です。国保連での取り込みの確認がまだ済んでいません。実際の請求にお使いになる前に、サポートへご相談ください。
• 「出力前チェック」には、請求設定や事業所番号が入っていないこと、確認待ちの記録・記録のない訪問があることなどが「重大」として出ます。右の 直す画面へ で、直す画面が開きます。
• 居宅介護・重度訪問介護の 事業所番号（10桁） は、事業所の編集画面の「国保連 請求情報」で入れます（左のメニューの「管理」の 事業所管理 で事業所の 編集 を押します。組織管理者の方が操作できます）。事業所番号 (10桁) と 都道府県コード (2桁) を入れて 更新 を押し、「事業所を更新しました」と出れば完了です。訪問介護の事業所番号は、請求設定で入れます。

• 居宅介護・重度訪問介護では、右上の 請求設定・職員の資格・追加の加算 から請求の準備の画面を開けます。訪問介護では 請求設定・利用者ごとの請求の入力 を使います。
• 訪問の画面の 請求の算定を手で決める は、自動で算定できない組み合わせのときだけ使います（組織管理者のみ）。

メッセージと直し方#

よくある質問#

ヘルパーのスマートフォンに、ほかの人の訪問は見えますか？#

見えません。一般職員の方には、自分が割り当てられた訪問だけが出ます。管理者の方は全員分を見られます。

2人で訪問したときの記録はどうなりますか？#

訪問の画面に、職員ごとの提供記録の欄が出ます。それぞれが自分の記録を出し、管理者がそれぞれを確認します。管理者は、ほかの職員の分を代わりに出すこともできます。

予定の時刻を変えたら、記録も変わりますか？#

変わりません。予定を変えても記録はそのままです。記録を直すときは、訪問の画面の 記録を直す（確認済みなら 訂正する）を使ってください。

利用者を追加したい・氏名を直したい#

左のメニューの 利用者台帳 で追加・編集します。手順は「利用者台帳に利用者を登録する」をご覧ください。

勤務表と結び付きますか？#

訪問の予定・記録は、勤務表やタイムカードとは自動では結び付きません。

困ったときは#

このガイドで解決しないときは、LIWKA の画面左のメニューの サポート からお問い合わせください。 画面の名前と、出ているメッセージをそのまま書いていただくと、早くご案内できます。