共通機能 ファイル共有・ノートの操作ガイド

LIWKA の ファイル共有（書類や写真を職員どうしで共有する場所）と ノート（手順やメモを文章で残す場所）の操作を、画面の順にご説明します。 画面の例は説明用の架空の法人「見本福祉会」と、架空の職員（見本 職員A など）・架空の書類です。

このガイドで分かること#

• ファイルのアップロード・探し方・開き方・ダウンロード・削除
• ファイルとノートを見られる人の範囲
• ノートのフォルダの作り方・並べ替え・削除
• ノートの書き方・直し方・削除
• ノートの探し方

先に知っておいていただきたいこと#

• ファイル共有とノートは、同じ法人の職員の方なら全員が見られます。部署や人を選んで見せる範囲を絞る機能はありません。人に見せたくないものは置かないでください。
• ファイル共有には、フォルダ分けはありません。新しい順の一覧と検索で探します。フォルダが使えるのはノートです。
• アップロード・ノートやフォルダの作成ができるのは、組織管理者・部署管理者・承認者・スタッフ の権限を持つ方です。閲覧者 の方は、見ることとダウンロードだけができます。
• 削除・直すことができるのは、自分がアップロード（作成）したもの と、組織管理者・部署管理者 の方です。
• 職員どうしの短い連絡はチャットが便利です（チャットの操作ガイド）。

全体の流れ#

ファイル共有#

1 ファイルの一覧を開く#

左のメニューの ファイル共有 を押すと、ファイル の画面が開きます。上にアップロードの欄、その下に検索欄と、共有されているファイルの一覧が並びます。

• 一覧は、新しくアップロードした順に並びます。30件をこえると、下にページの切り替えが出ます。
• 各行には、ファイルの名前・説明・ファイルの種類（PDF・Word・Excel・画像 (JPEG) など）・大きさ（サイズ）・アップロードした人（アップロード者）・アップロードした日時が出ます。名前の左の絵は、ファイルの種類ごとに変わります（Excel は表の絵）。
• 右の 操作 に、写真なら 表示、すべてのファイルに ダウンロード、削除できる方には 削除 が出ます。

スマートフォンでは、画面下の メニュー から ファイル共有 を選びます。ファイルは1件ずつカードで表示され、下に 表示・ダウンロード・削除 が並びます。

2 ファイルをアップロードする#

1. ファイル の ファイルを選択 を押し、共有したいファイルを選びます（必須）。
2. 一覧に出す名前を変えたいときは、表示名（任意） に入れます。空のままなら、選んだファイルの名前（「.pdf」などの拡張子つき）がそのまま表示名になります。
3. 必要なら 説明 を入れます。一覧の名前の下に表示され、検索の対象にもなります。
4. アップロード を押します。

アップロードすると、画面の上に「ファイル「◯◯」をアップロードしました」と出て、一覧のいちばん上に並びます。

• 1つのファイルは 最大 50MB までです。
• アップロードできる形式は、写真（JPG・PNG・GIF・WEBP・HEIC・HEIF・BMP・TIF）と、PDF・テキスト（TXT・CSV）・Word（DOC・DOCX）・Excel（XLS・XLSX）・PowerPoint（PPT・PPTX）・ZIP です。
• 一度に選べるのは1つのファイルです。いくつも共有するときは、1つずつアップロードしてください。
• アップロードした後で、表示名や説明を直す画面はありません。直したいときは、アップロードし直して、古いほうを削除してください。

3 ファイルを探す#

1. 検索欄（ファイル名・説明で検索）に、名前や説明の一部を入れます。
2. 検索 を押します。

• 表示名・元のファイル名・説明のどれかに、入れた言葉が含まれるファイルが出ます。
• 検索をやめて全部の一覧に戻るときは、クリア を押します。
• 画面の上の すべてを検索... では、ファイル共有のファイルは探せません。ファイルはこの画面の検索欄で探してください。

4 ファイルを開く・ダウンロードする#

• ダウンロード を押すと、ファイルがお使いの端末に保存されます。保存されるファイルの名前は、アップロードしたときの元のファイルの名前です。
• 写真のファイルには 表示 が出ます。押すと ファイル詳細 の画面で写真が大きく表示されます。説明と、アップロードした人・日時も下に出ます。

ファイル詳細 の画面の右上の ダウンロード でも保存できます。左上の ← 一覧に戻る で一覧に戻ります。 PDF・Word・Excel などは、画面の中では開かずにダウンロードになります。保存したファイルを、お使いの端末のアプリで開いてください。

5 ファイルを削除する#

1. 一覧の 削除（または ファイル詳細 の画面の 削除）を押します。
2. 「削除しますか？」と出るので OK を押します。

削除すると「ファイル「◯◯」を削除しました」と出て、一覧から消えます。

• 削除 が出るのは、そのファイルをアップロードした本人と、組織管理者・部署管理者 の方だけです。
• 削除したファイルを、この画面から元に戻すことはできません。消してよいか確かめてから削除してください。
• 削除すると、そのファイルの分だけ保存容量の使用量が減ります。

ノート#

6 ノートの一覧を開く#

左のメニューの ノート を押すと、ノートの画面が開きます。左に フォルダ の一覧、右にノートがカードで並びます。

• 最初は 未分類のノート（フォルダに入れていないノート）が出ます。全部のノートを見るときは、左の すべて を押します。
• フォルダの名前を押すと、そのフォルダに入っているノートだけが出ます（中のフォルダのノートは、そのフォルダを押して見ます）。
• 並び順は、ピン留めしたノートが先、その後は直した日が新しい順です。カードには題名・本文の最初の部分・何日前に直したかが出ます。
• フォルダの名前の右の数字は、そのフォルダに入っているノートの数です。

スマートフォンでは、フォルダの一覧が上、ノートがその下に並びます。

7 フォルダを作る#

1. 左の フォルダ の右の + 新規 を押します。
2. フォルダ新規作成 の画面で、フォルダ名 を入れます（必須）。
3. 必要なら アイコン（絵文字） を変えます。最初はフォルダの形の絵文字が入っています。絵文字を1つ入れてください。
4. ほかのフォルダの中に作るときは、親フォルダ でそのフォルダを選びます。いちばん上に作るときは なし（いちばん上に置く） のままにします。
5. 作成 を押します。

作成すると「フォルダを作成しました」と出て、左の一覧に並びます。 フォルダは 2段目まで 作れます。親フォルダ に選べるのは、いちばん上の段のフォルダだけです（2段目のフォルダの中に、さらにフォルダは作れません）。

以前に3段目として作ったフォルダがある場合も、左の一覧の2段目のフォルダの下に出て、押すと中のノートが見られます。

8 フォルダの名前を変える・並べ替える・削除する#

フォルダの名前の右に、▲・▼（並べ替え）と、鉛筆の形のボタン（編集）が出ます。

• ▲ を押すと1つ上へ、▼ を押すと1つ下へ移ります。同じ段のフォルダの中で並べ替わります。
• 鉛筆の形のボタンを押すと フォルダ編集 の画面が開きます。アイコン（絵文字）・フォルダ名・親フォルダ を直して 保存 を押すと、「フォルダを更新しました」と出ます。
• 中にフォルダがあるフォルダは、ほかのフォルダの中に移せません（2段目までにするためです）。

フォルダを削除するときは、フォルダ編集 の画面の左下の 削除 を押します。「このフォルダを削除しますか？ 中のノートは「未分類」に移動、子フォルダは親階層へ移動します。」と出るので OK を押します。

• 削除しても、中のノートは消えません。未分類 に移ります。
• 中にあったフォルダは、1つ上の段に移ります。
• 並べ替え・編集・削除のボタンが出るのは、そのフォルダを作った本人と、組織管理者・部署管理者 の方だけです。

9 ノートを書く#

1. 右上の + 新規ノート を押します。
2. いちばん上の欄に題名を入れます（必須）。最初は「新規ノート」と入っているので、書き換えてください。
3. その下で、入れるフォルダを選びます。最初は 未分類 です。
4. いつも一覧の先頭に出したいノートは、ピン留め にチェックを入れます。
5. 編集（Markdown） の欄に本文を書きます。右の プレビュー に、表示される形がその場で出ます。
6. 作成 を押します。やめるときは キャンセル を押します。

作成すると「ノートを作成しました」と出て、そのノートが開きます。

本文は、次のような書き方で見た目を付けられます。

• 改行は、そのまま改行として表示されます。
• 書いた形は、保存する前に右の プレビュー で確かめてください。保存した後も、プレビューと同じ形で表示されます。
• 一覧のカードと全体検索の結果には、「##」や「**」などの記号を外した文だけが出ます。

スマートフォンでは、題名・フォルダ・本文の欄が縦に並びます。

10 ノートを読む・直す・削除する#

一覧のカードを押すと、ノートが開きます。題名の下に、書いた人と、最後に直した日時が出ます。本文は、見出し・箇条書き・番号・表の見た目が付いて表示されます。

スマートフォンでは、フォルダの一覧の下にノートが出ます。

• 直す: 右上の 編集 を押すと ノート編集 の画面が開きます。書く画面と同じ欄を直して 更新 を押すと、「ノートを更新しました」と出ます。フォルダを移したいときも、ここでフォルダを選び直します。
• 削除する: 右上の 削除 を押し、「削除しますか？」で OK を押します。「ノートを削除しました」と出て、一覧に戻ります。削除したノートを、この画面から元に戻すことはできません。
• 編集・削除 が出るのは、そのノートを書いた本人と、組織管理者・部署管理者 の方だけです。ほかの方は読むことだけができます。

11 ノートを探す#

パソコンでは、画面の上の すべてを検索... に言葉を入れて Enter キーを押します。題名か本文に、その言葉が含まれるノートが ノート の欄に出ます。

• 検索結果には、お知らせ・タスク・スケジュールなど、ほかの画面のものも一緒に出ます。タスクには 未着手・進行中・完了 の状態も出ます。
• ノートの結果には、本文の最初の部分が、書式の記号を外した文で出ます。
• 結果の題名を押すと、そのノートが開きます。
• 画面の幅がせまいとき（スマートフォンなど）は、上の検索欄は表示されません。フォルダを押して探してください。

項目の説明#

アップロードの欄の項目#

ノートの項目#

フォルダの項目#

メッセージと直し方#

よくある質問#

ファイルを、部署や特定の人だけに見せることはできますか？#

できません。ファイル共有のファイルは、同じ法人の職員の方なら全員が見られます。見せる人を限りたい書類は、ファイル共有に置かないでください。

ファイル共有でフォルダを作れますか？#

ファイル共有にはフォルダはありません。表示名や説明に「研修」「送迎」などの言葉を入れておくと、検索で探しやすくなります。ノートのフォルダとは別のものです。

アップロードしたファイルの名前を直せますか？#

直す画面はありません。表示名を変えてアップロードし直し、古いほうを削除してください。

間違えて削除したファイルやノートを戻せますか？#

画面から元に戻すことはできません。困ったときは、下の「困ったときは」からご相談ください。

ほかの人が書いたノートを直せますか？#

組織管理者・部署管理者 の方は直せます。それ以外の方は、自分が書いたノートだけ直せます。

ノートに写真やファイルを付けられますか？#

ノートに写真やファイルを付ける機能はありません。写真や書類はファイル共有にアップロードし、ノートには「ファイル共有の『◯◯』を見てください」のように書いてください。

ノートの見出しや箇条書きの記号が、思った形になりません#

本文の表示は、プレビュー に出る形がそのまま保存後の形です。保存する前にプレビューで確かめてください。見出しは「## 」、箇条書きは「- 」、番号は「1. 」のように、記号の後ろに空白を1つ入れてください（書き方は「9 ノートを書く」の表）。

スマートフォンからもアップロードできますか？#

できます。ファイルを選択 を押すと、写真や端末に保存したファイルを選べます。

困ったときは#

このガイドで解決しないときは、LIWKA の画面左のメニューの サポート からお問い合わせください。 画面の名前と、出ているメッセージをそのまま書いていただくと、早くご案内できます。