共通機能 消耗品申請の操作ガイド

LIWKA の「消耗品申請」で、文房具や作業用品などの消耗品の購入を申請し、承認・発注・納品確認・会計ソフトへの入力・インボイスの確認までの進み具合を、一覧で管理する操作をご説明します。 画面の例は説明用の架空の法人「見本福祉会かえで」と、架空の職員（見本 支援員・見本 主任 など）です。

このガイドで分かること#

• 消耗品申請と「申請・承認」の違い
• 申請の出し方（パソコン・スマートフォン）
• 発注予定日の決まり方と、1万円を超えたときの表示
• 承認・発注・納品確認などの工程のチェックのしかた
• 発注の状況の入れ方、申請の直し方・削除
• 一覧の絞り込み、集計、CSVの書き出し

先に知っておいていただきたいこと#

• 消耗品申請は、左のメニューの 申請・承認 とは 別の機能 です。消耗品申請で出したものは 申請・承認 の一覧には出ず、申請・承認 で出したものも消耗品申請の一覧には出ません。休暇や研修費など消耗品以外の申請は、申請・承認 をお使いください。
• 左のメニューでは 消耗品申請 という名前で表示されます。パッケージ「消耗品申請」（月額は無料）を使っている法人だけに出ます。組織管理者の方が、左のメニューの「管理」にある パッケージ で 有効化する を押すと使えるようになります。
• 使えるのは、組織管理者・部署管理者・承認者・スタッフ の権限を持つ方です。閲覧者の権限の方は開けません。
• 使える方は全員、法人のすべての申請を見て、工程のチェック・直す・削除ができます。「承認者」の欄は名前を書いておく欄で、ここに書いた人にしか承認できない、という仕組みはありません。承認したかどうかは、一覧の 承認 のボタンで記録します。
• 申請が出たことは、メールなどでは知らせが届きません。一覧で確かめてください。

全体の流れ#

1 消耗品申請の画面を開く#

左のメニューの 消耗品申請 を押すと、申請の一覧が開きます。新しい申請が上に並びます。

一覧の上には、ボタンと絞り込みの欄があります。右には、いま表示している件数と合計金額が出ます。

2 申請を出す#

1. 一覧の左上の ＋ 新規申請 を押します。
2. 下の表を見ながら入れます。申請日 と 品名 は必ず入れます。
3. 登録する を押します。

登録すると「申請を登録しました（消耗品10月005）。」のように出て、一覧に戻ります。かっこの中は申請番号です。

申請番号と発注予定日#

• 申請番号は「消耗品10月001」のように、申請日の月ごとに自動で付きます。
• 発注予定日は、申請日から自動で決まります。

発注予定日を過ぎても 発注 のチェックがなく、発注状況も「発注済」でない申請は、一覧の発注予定日が赤い字で「(遅延)」と出ます。

1万円を超えるとき#

合計が1万円を超えると、入力の画面に「※1万円を超えています」と赤い字で出ます。そのまま登録はできますが、一覧でも金額が赤い字になり「1万円超」と出ます。

3 スマートフォンで申請を出す#

スマートフォンでは、画面の下の メニュー を押し、出てきた一覧の 消耗品申請 を押します。

＋ 新規申請 を押すと、パソコンと同じ項目が縦に並びます。入れ終わったら、いちばん下までスクロールして 登録する を押します。

スマートフォンの一覧は横に長い表になります。工程のボタンや 編集 は、表を左へずらすと出てきます。

4 工程をチェックする#

一覧の「進捗(クリックで完了/取消)」の列に、5つの工程のボタンが並んでいます。済んだ工程のボタンを押すと色が付き、「✓」が付きます。

• 押すと「承認を完了にしました。」のように出ます。押した人の名前と日付が記録され、ボタンに指を乗せる（マウスを重ねる）と表示されます。
• 間違えて押したときは、もう一度押すと「承認を取り消しました。」と出て、元に戻ります。
• どの順番でも押せます。5つすべてに印が付くと、その行の背景がうすい緑になります。

5 発注の状況を入れる・申請を直す#

一覧の右の 編集 を押すと、申請の内容を直す画面が開きます。発注した人は、ここで発注の状況を入れます。

更新する を押すと「申請を更新しました。」と出て、一覧に戻ります。発注状況は一覧の「発注予定 / 状況」の列に色つきで出て、発注日・納品予定日もその下に出ます。 申請日を直すと、発注予定日も決まりに合わせて変わります（申請番号は変わりません）。

申請を削除する#

一覧の右の 削除 を押し、「削除しますか?」に OK を押すと、「申請を削除しました。」と出て一覧から消えます。消した申請を画面から元に戻すことはできません。

6 一覧を絞り込む#

一覧の上の欄で選んで 絞り込み を押すと、表示する申請を絞れます。右上の件数と合計金額も、絞り込んだ分になります。

7 集計を見る#

一覧の 集計 を押すと、選んだ年の金額のまとめが出ます。右上の 対象年 を変えると、その年の集計に変わります。

金額は、申請の 単価 × 数量 の合計です。工程の印の有無にかかわらず、登録されている申請はすべて数えます。

8 CSVで書き出す#

一覧の CSV書出 を押すと、「消耗品申請_20261015.csv」のような名前のファイルがダウンロードされます。Excel で開けます。

• 中身は、申請番号・申請日・部署・申請者・承認者・品名・単価・数量・合計・購入先・発注状況・発注日・納品予定日などと、5つの工程それぞれに印を付けた人の名前です。
• 一覧で絞り込んでいても、すべての申請 が書き出されます。月ごとに分けたいときは、Excel で申請日の列で絞ってください。

メッセージと直し方#

よくある質問#

申請・承認との違いは何ですか？#

申請・承認 は、承認する人を選んで申請を届け、承認する人が 承認する・却下する で決める機能です。 消耗品申請は、消耗品の購入を一覧にまとめ、承認から発注・納品・会計までの工程の印を付けていく機能です。決まった人に届く仕組みや、却下のボタンはありません。

承認する人に、申請が出たことを知らせられますか？#

知らせる仕組みはありません。承認する人に、一覧の 承認 のボタンにまだ色が付いていない申請を見てもらってください。工程 で「承認 未完」を選んで 絞り込み を押すと、まだ承認の印がない申請だけが出ます。

承認しない（見送る）ときはどうしますか？#

却下のボタンはありません。編集 の 備考 に理由を書いて伝えるか、申請した人と相談のうえ 削除 してください。

部署の絞り込みに、自分の法人の部署が出てきません。#

一覧の 部署 の絞り込みと、申請の 部署 の欄には、法人の部門（「有効」に印がある部門）が、部門の 表示順 のとおりに出ます。部門は、組織管理者の方が 管理 → 組織・部門 で足したり直したりできます。 部門の名前を変えたり「有効」の印を外したりしても、これまでの申請で使われた部署の名前は選択肢に残るので、古い申請も絞り込めます。

1万円を超える申請は出せませんか？#

出せます。金額が赤い字になり「1万円超」と出るので、目に留まるようになっています。法人の決まりに合わせてお使いください。

在庫の管理と連動できますか？#

在庫の機能もお使いの法人では、組織管理者・部署管理者の方の一覧に 在庫の発注を作る が出て、申請から在庫の発注を作れます。

困ったときは#

このガイドで解決しないときは、LIWKA の画面左のメニューの サポート からお問い合わせください。 画面の名前と、出ているメッセージをそのまま書いていただくと、早くご案内できます。