2026年8月24日グループホーム

グループホームの夜勤申し送りを確実に引き継ぐ仕組みづくり

グループホームの夜勤から日勤への申し送りは、利用者の安全と生活の質に直結する重要な業務です。しかし多くの施設では、ノートと口頭での伝達に頼っているため、読み落としや伝え漏れが起きやすい状況にあります。

本記事では、グループホームの現場で実践できる申し送り業務の改善方法を、具体的な課題と解決策を交えて紹介します。

グループホームの夜勤申し送りで起きやすい問題

ノートと口頭伝達の限界

グループホームでは、利用者の体調変化、服薬の実施、外出・外泊の状況、夜間の問題行動など、多くの情報を次の勤務者に引き継ぐ必要があります。

従来のノート記入と口頭説明では、以下のような問題が発生しやすいです。

読み落とし：複数の利用者情報が混在し、重要な情報を見落とす
伝え漏れ：口頭で説明した内容が正確に伝わらない、または記録に残らない
時間がかかる：申し送りに15～30分以上を要し、実務開始が遅れる
後から確認できない：誰がいつ何を確認したかが不明確になる

特に、複数の利用者がいる場合や、夜勤スタッフが複数名いる場合、情報の齟齬が生まれやすくなります。

利用者の安全に関わる具体例

例えば、夜間に利用者Aさんが「頭痛を訴えた」という記録がノートの片隅に書かれていたが、日勤スタッフが見落とし、朝の体温測定や医師への報告が遅れたケースがあります。また、利用者Bさんの「明日の通院予定」が口頭でのみ伝えられ、日勤スタッフが知らずに別の外出予定を入れてしまうといったトラブルも起きています。

申し送り業務を改善する3つのポイント

1. 記録を一元化する

申し送り内容を「ノート＋口頭」から「デジタル記録」に一本化することが第一歩です。

利用者ごとの記録ページ：体調、服薬、外出・外泊、医療対応など、利用者ごとに情報をまとめる
日付と時間を明記：いつの情報かが一目瞭然になる
記録者の名前を残す：誰が記録したか、誰が確認したかを追跡可能にする

こうすることで、日勤スタッフは出勤時に画面を開くだけで、夜間の全情報を素早く把握できます。

2. 確認フローを明確にする

申し送り内容を「記録する」だけでなく、「確認した」という証跡を残すことが重要です。

チェックリスト形式：利用者ごとに「確認済み」をマークする
重要度の分類：「至急対応」「本日中に対応」「情報共有」など、優先度を示す
返信・コメント機能：日勤スタッフが「確認しました」「医師に報告済み」と返信できる仕組み

これにより、後から「あの情報、誰が確認したのか」という疑問が生まれません。

3. スマートフォンで即座にアクセスできる環境

申し送り記録がスマートフォンで見られることで、出勤直後だけでなく、業務中の確認も容易になります。

オフライン対応：ネット接続が不安定な環境でも見られる
通知機能：重要な申し送りがあれば、スタッフに通知が届く
複数拠点対応：複数のグループホームを運営している場合、どの施設の情報かが明確

グループホームの申し送りで記録すべき項目

夜勤申し送りに含めるべき情報を、実際の業務フローに沿って整理します。

利用者の体調・医療関連

夜間の体調変化（発熱、嘔吐、けが、痛みなど）
服薬の実施状況（予定通り飲んだか、拒否したか）
通院予定の有無と詳細（日時、医療機関、付き添い者）
医師からの指示や処方箋の変更

外出・外泊・帰宅

利用者の帰宅・外泊の予定と実績
帰宅時間の変更や延長の有無
家族との連絡内容

行動・生活面

夜間の問題行動や不穏の有無
睡眠の質（何時に寝たか、夜中に起きたか）
食事や排泄の状況

その他の連絡事項

来客や電話対応の記録
物品の破損や紛失
スタッフ間で共有すべき重要な連絡

デジタル化による実際の効果

申し送り業務をデジタル化した施設の例を紹介します。

申し送り時間が20分から5分に短縮：記録が整理されているため、口頭説明の時間が減った
医療機関への説明が正確に：服薬や体調の記録が日付ごとに残るため、医師への報告が詳細になった
スタッフの不安が減少：「あの情報、本当に伝わったのか」という心配がなくなった

グループホーム向けのLIWKAでは、このような申し送り記録を一元管理し、スマートフォンからいつでも確認できる仕組みを提供しています。

導入時の注意点

スタッフの習慣づけ

デジタル化を導入しても、スタッフが使い続けなければ意味がありません。

操作が簡単：複雑なシステムは避け、直感的に使えるツールを選ぶ
段階的導入：最初は申し送り記録だけに絞り、慣れたら他の機能を追加
研修と支援：導入時に十分な説明時間を確保し、困ったときの相談窓口を用意

プライバシーと情報管理

利用者の個人情報を扱うため、セキュリティ対策は必須です。

アクセス権限の設定：必要なスタッフだけが見られるようにする
ログ記録：誰がいつ情報を見たかを記録する
定期的なバックアップ：データ消失に備える

よくある質問

Q. 紙のノートから完全に移行できるのか？

A. 法的に紙での記録が必須でない限り、デジタル記録への完全移行は可能です。ただし、移行期間は紙とデジタルの併用も検討し、スタッフが安心できる環境を整えることが大切です。

Q. 夜勤スタッフがデジタル記録に慣れていない場合は？

A. 最初は夜勤スタッフが記録しやすい形式（例：音声入力、簡潔なテンプレート）を用意し、日勤スタッフが整理する方法もあります。段階的に習慣づけることが成功のカギです。

まとめ

グループホームの夜勤申し送りは、利用者の安全と生活の質を守る重要な業務です。ノートと口頭伝達の限界を認識し、記録の一元化、確認フローの明確化、スマートフォンでのアクセス環境を整えることで、申し送りの精度と効率が大きく向上します。

デジタル化の導入は、最初は手間に感じるかもしれませんが、長期的には業務効率と利用者の安全の両立につながります。