建設業の安全書類作成を効率化|作業員名簿・KYの負担軽減術
安全書類の作成が現場の負担になっていないか
建設現場では元請けに提出する安全書類が欠かせません。作業員名簿、再下請負通知書、KY(危険予知)活動表、持込機械等使用届など、いわゆる「グリーンファイル」と呼ばれる書類は案件ごとに求められます。多くの現場でこれらは案件が変わるたびに一から作成し直されており、現場監督や事務担当者の残業の原因になっています。
特に作業員名簿は、元請けや作業員が変わるたびに資格情報(安全衛生教育の受講歴、特別教育、技能講習の修了証など)を転記し直す必要があり、入力ミスも起こりやすい業務です。KY活動表も日々の作業内容に合わせて毎回手書きやExcelで作り直している現場が少なくありません。
よくある3つの非効率
1. 作業員情報を毎回ゼロから入力している
一人の作業員が複数の現場を掛け持ちする場合、資格情報や緊急連絡先などの基本情報は本来一度登録すれば使い回せるはずです。しかし紙やバラバラのExcelファイルで管理していると、案件ごとに同じ情報を再入力することになります。
2. 資格の有効期限管理が属人化している
特別教育や技能講習には有効期限があるものもあり、更新漏れは現場の安全管理上のリスクに直結します。担当者の記憶や手帳頼みになっている現場も多く、管理者が変わると引き継ぎが難しくなります。
3. KY活動表が形骸化しやすい
毎朝のKY活動は本来その日の作業リスクを洗い出す重要な工程ですが、テンプレートをコピーして文言を少し変えるだけの作業になりがちです。記録として蓄積されず、過去の類似作業でのヒヤリハットが次に活かされないケースもあります。
作業員名簿・KYをクラウドで管理するメリット
作業員の基本情報や資格情報をクラウド上に一度登録しておけば、現場が変わっても必要な書類にその情報を反映できます。具体的には次のようなことが可能になります。
- 作業員マスタに資格・教育履歴を登録し、案件ごとの名簿作成時に自動反映
- 資格の有効期限が近づいたら通知で知らせる
- KY活動表を現場・作業内容ごとにテンプレート化し、スマートフォンからその場で入力
- 作成した書類を現場単位でまとめて確認・出力
紙の書類を事務所に持ち帰って清書する手間がなくなるため、現場監督は本来の安全管理や施工管理に時間を使えるようになります。出面(でづら)や日報の管理と合わせて一元化すれば、安全書類だけでなく原価管理の精度向上にもつながります。関連する内容は建設業の現場ごと原価管理を締め前に見える化する方法でも紹介しています。
現場規模に合わせて導入するコツ
安全書類の電子化というと大がかりなシステム導入を想像しがちですが、まずは作業員名簿とKY活動表など使う機能を絞って始めるのが現実的です。ツール選びで失敗しないための考え方は中小企業の業務ツール選びで失敗しない考え方と実例にまとめていますので、あわせて参考にしてください。
建設業向けのLIWKAでは、作業員名簿やKY活動表の作成、資格の有効期限管理、出面・日報の記録を必要な機能だけ選んで使えます。紙やExcelで散らばっていた情報を一つの場所にまとめることで、案件が増えても書類作成の負担が増えにくい体制をつくれます。まずはデモを見るで実際の画面を確認してみてください。
よくある質問
Q. 作業員名簿はどの範囲まで電子化できますか A. 氏名や資格情報といった基本データの登録から、案件ごとの名簿出力まで対応できます。元請けごとに指定様式がある場合は、出力時の体裁を調整して対応します。
Q. 紙のKY活動表からの移行は大変ではありませんか A. 既存のテンプレートを基にクラウド上のフォームを作成するところから始められます。全現場を一斉に切り替える必要はなく、一部の現場から試すことも可能です。
